A cosa serve la PEC ad un'azienda? - Magazine

A cosa serve la PEC ad un'azienda?

Attualità Magazine Mercoledì 22 settembre 2021

Magazine - L’utilizzo dell’email come strumento di comunicazione è oggi piuttosto diffuso. È stato a tutti gli effetti uno dei primi strumenti digitali per scambiarsi messaggi e documenti e rappresenta a tutti gli effetti un enorme step evolutivo rispetto a strumenti come il fax, ormai praticamente scomparso da qualsiasi abitazione o ufficio.

Anche se le app e i sistemi di messaggistica si sono evoluti incredibilmente rispetto al canale email, quest'ultima non è mai stata abbandonata e, anzi, rappresenta ancora oggi lo strumento preferito per le comunicazioni a livello lavorativo o amministrativo.

Gode infatti di una certa sicurezza e semplicità ed è a tutti gli effetti un sistema più che rodato nel tempo. Inoltre, l’email può rappresentare un vero e proprio archivio digitale con messaggi e documenti che possono essere custoditi anche in locale, con una sicurezza maggiore rispetto ad altre applicazioni di messaggistica.

Non tutte le caselle email però sono uguali: da tempo ormai si sente parlare di PEC, una casella email particolare dotata di caratteristiche decisamente utili.

Cos'è una PEC?

Non è ben chiaro a chiunque cosa sia una PEC. Molte persone l'hanno probabilmente sentita nominare, ma non utilizzandola non sanno esattamente quale sia il suo scopo. Una PEC non è nient'altro che una casella di posta elettronica che permette di inviare e ricevere messaggi e documenti con valore legale.

Sicuramente più conosciute sono la raccomandata e la raccomandata con ricevuta di ritorno: la PEC in un certo senso è la versione digitale di queste ultime e ne ha a tutti gli effetti le stesse caratteristiche (a differenza del formato, ovviamente).

L'acronimo PEC sta a significare infatti Posta Elettronica Certificata: il servizio permette appunto di confermare l'invio dei messaggi email e la relativa ricezione nella casella di posta del destinatario. Peculiarità fondamentale della PEC, che ne sottolinea le doti di sicurezza, è quella di offrire garanzia del contenuto del messaggio, in quanto non è in alcun modo possibile modificare non solo la comunicazione, ma anche eventuali allegati.

Chiunquecrea una PEC online ha quindi l'opportunità di inviare documenti e messaggi in totale sicurezza con valore legale, direttamente da casa o in mobilità.

Come attivare una PEC

Molte persone si chiedono come ottenere questa particolare casella di posta certificata. L'operazione è piuttosto semplice: basta infatti rivolgersi a uno dei numerosi fornitori di servizi email che propongono nello specifico il servizio PEC. Ne esistono diverse opzioni e versioni, alle quali corrispondono ovviamente caratteristiche diverse e più o meno raffinate.

Le specificità possono riguardare ad esempio la dimensione in termini di spazio della casella di posta, così come l'opportunità di avere un dominio personale piuttosto che quello dell'hosting provider scelto. In alcuni casi è addirittura possibile richiedere caratteristiche su misura, per far fronte a particolari esigenze professionali.

Perché utilizzarla a livello aziendale

La PEC è utile solo a livello personale o può servire anche all'interno di un'azienda? Ovviamente anche aziende, startups e società, ma anche i semplici liberi professionisti, possono aver la necessità di una casella di posta elettronica certificata. Anzi, in molti casi è addirittura necessaria, proprio per poter sbrigare alcune pratiche burocratiche e amministrative funzionali all'attività che si ha intenzione di svolgere.

Effettivamente è molto più probabile che una PEC possa servire a un'azienda piuttosto che a un individuo privato, proprio perché più facilmente in un contesto lavorativo sono frequenti le comunicazioni non solo con la pubblica amministrazione, ma anche con fornitori di servizi ai quali può essere utile inviare documenti certificandone il valore legale.

La PEC è quindi uno strumento molto utile se non addirittura fondamentale e il suo costo, comunque contenuto, è decisamente giustificato da tutti i benefici che può apportare all'interno dei processi lavorativi e aziendali, ormai sempre più digitalizzati.