Software gestionali: a cosa servono e come sceglierli - Magazine

Software gestionali: a cosa servono e come sceglierli

Attualità Magazine Giovedì 25 febbraio 2021

Magazine - Sei in cerca dei migliori software gestionali per la tua azienda, ma la vastità dell’offerta ti confonde? Con questo articolo vogliamo aiutarti a chiarire le idee, spiegandoti che cos’è un software gestionale, come funziona e come riconoscere il migliore per le tue esigenze.

A cosa servono i software gestionali

I software gestionali sono programmi informatici volti ad automatizzare alcuni processi aziendali. Per capire come funzionano, e perché acquistarne uno, è fondamentale capire come funziona un’azienda.

Tutte le attività che un’azienda svolge sono atte a generare un profitto. Più attività, una dopo l’altra, originano il cosiddetto flusso di lavoro. Ci sono le attività che fanno parte del ciclo attivo (o ciclo delle vendite) e quelle che fanno parte del ciclo passivo (o ciclo degli acquisti). Ogni attività prevede, per il suo svolgimento, informazioni in entrata e informazioni in uscita. Ed è proprio nelle informazioni, la chiave per capire cosa servono i software gestionali.

Parte del processo di automatizzazione e di informatizzazione che fa di un’azienda all’avanguardia, il software gestionale raccoglie in un unico luogo tutte le informazioni necessarie. Permette dunque di trovarle e di aggiornarle facilmente, aumentando l’operatività dell’intero sistema.

Se non hai ancora acquistato un software gestionale aziendale, è decisamente tempo di farlo. Solo in questo modo potrai semplificare e velocizzare la rilevazione e l’elaborazione di tutte quelle informazioni decisive per lo svolgimento delle singole attività aziendali.

Quali sono le funzioni principali di un software gestionale

Ti sei convinto ad acquistare un software gestionale? Accertati che svolga tutte le funzioni di base:

  • gestione contabile e amministrativa

  • gestione dei clienti (ordini, fatture)

  • gestione dei fornitori (ingressi delle merci, fatture passive)

  • gestione del magazzino

  • gestione della produzione

Esistono poi funzionalità accessorie: Nso (Nucleo Smistamento Ordini), archiviazione documentale, Risk Management, Blockchain, gestione della tesoreria. Ovviamente, tutto dipende da quale tipo di attività svolgi. Solo tu conosci la tua azienda, e sai di cosa hai bisogno (ad esempio, non tutte le aziende hanno un magazzino). Ciò che è importante, è scegliere un software gestionale che ti garantisca i seguenti vantaggi:

  • operazioni aziendali svolte in modo più veloce e più sicuro

  • possibilità di condurre analisi in tempi brevi, e di stilare report periodici

  • possibilità d’uso da remoto

  • riduzione dei tempi e dei costi di lavoro

Come scegliere un software gestionale

Non sai come scegliere il tuo software gestionale? Ci sono diversi aspetti che puoi prendere in considerazione, per sapere se quello che hai di fronte è un buon prodotto. Innanzitutto, devi partire da quali sono le aree della tua azienda che hanno bisogno di essere informatizzate. In secondo luogo, è bene affidarsi ad un partner che ti garantisca un prodotto d’eccezionale qualità: un software gestionale è direttamente implicato nel successo di un’azienda, e affidarsi ad un prodotto di alta qualità è fondamentale.

Il consiglio, poi, è quello di puntare su software gestionali di largo uso anziché su gestionali eccessivamente verticali (più costosi da aggiornare), e su programmi capaci di comunicare con l’estero se la propria azienda ha clienti anche fuori confine. Flessibile, configurabile, automatizzato, personalizzabile e scalabile: quando scegli il tuo software gestionale, assicurati che abbia queste caratteristiche. In questo mondo potrai fare davvero la differenza.

Che differenza c’è tra Erp e Crm

Erp e Crm sono due tipologie di software per la gestione aziendale: il primo si occupa della gestione operativa dell’azienda, il secondo gestisce i rapporti con i clienti.

L’Erp (Enterprise Resource Planning) pianifica le risorse d’impresa: contabilità, amministrazione, logistica, approvvigionamento delle risorse. Il suo obiettivo? Pianificare l’attività di un’azienda, per incrementarne la produttività. Il Crm (Customer Relationship Management) aumenta la redditività dell’azienda gestendo le relazioni coi clienti. Ecco dunque che, mentre il primo gestisce produzione/contabilità/distribuzione, il secondo automatizza la gestione del cliente.

Che caratteristiche deve avere un software gestionale

Esistono caratteristiche imprescindibili, che un software gestionale deve avere:

  • rilevare con velocità e con facilità i dati di ogni attività aziendale

  • quegli stessi dati, deve saperli recuperare velocemente

  • dati e informazioni devono essere convertiti in modo rapido (es. un ordine deve essere trasformato in una fattura)

  • segnalare gli errori (es. Iban di un fornitore sbagliato)

  • consentire di importare ed esportare i dati

  • adattarsi ai flussi di lavoro e ai cambiamenti aziendali

  • essere specifico per il proprio tipo di attività

  • poter essere utilizzato da più utenti

Perché scegliere Os1?

Se sei in cerca di un software gestionale customizzato, che risponda a pieno alle tue esigenze e che possa contare su un servizio clienti preparato e tempestivo, Os1 di Ositalia, di cui Kalyos è socia, è l’ideale.

Pensato per le Pmi, ma adatto anche alle realtà più grandi, consente di acquisire i dati in modo automatico e di gestire con più efficacia le relazioni con i clienti. È dunque un software completo, Erp e Crm, che consente di ridurre i tempi di lavoro e può contare su due caratteristiche fondamentali: la flessibilità e la scalabilità.

Le configurazioni personalizzate di Os1 sono possibili senza effettuare interventi sul codice, grazie al sofisticato sistema di parametrizzazione (i moduli a disposizione sono oltre 70, a garanzia dell’ottimizzazione di costi e tempi di gestione). E le sue funzionalità, vengono adattate sulla base delle esigenze aziendali. Il merito è del know-how di Kalyos e del suo partner OsItalia, azienda altamente specializzata che - da vent’anni - sviluppa software gestionali destinati alle aziende.

Un software customizzato regala il massimo del rendimento, grazie alla capacità di analizzare e di risolvere le esigenze aziendali, tanto più se può contare su un attento servizio clienti volto a migliorare la vita lavorativa delle aziende.