Come redigere i documenti fiscali con un programma per fatturazione elettronica

Magazine, 24/02/2021.

Dal primo gennaio 2019 è stata introdotta la normativa che ha previsto l’obbligatorietà della fatturazione elettronica. Questo significa che le fatture emesse dalle società di persone e di capitali devono essere redatte in modo digitale e trasmesse al destinatario attraverso un Sistema di Interscambio gestito dall’Agenzia delle Entrate.

La redazione di una fattura elettronica richiede l’utilizzo di specifici software che devono essere in grado di creare un documento XML sostitutivo del documento cartaceo. I requisiti della fattura sono sostanzialmente gli stessi rispetto al passato perché ciò che è mutato è il sistema di trasmissione, che non è più manuale ma informatico.

In circolazione esistono davvero numerosi programmi, sia gratuiti che a pagamento, anche se il funzionamento è sempre uguale: occorre una prima registrazione e pochi semplici passi da seguire. Dopo la registrazione e la compilazione del documento, l’SDI dell’Agenzia delle Entrate recapiterà la fattura direttamente al cliente.

Tutte le funzioni del programma per fatturazione elettronica

Dopo un primo momento di difficoltà per adeguarsi alla nuova normativa, oggi le aziende sono riuscite ad allinearsi perfettamente scegliendo il programma per fatturazione elettronica più adatto alle loro specifiche esigenze.

In generale, è possibile affermare che questo nuovo sistema garantisce elasticità e risparmio di tempo nell’elaborazione dei documenti fiscali sia in entrata che in uscita. Ma non solo, anche la gestione contabile è semplificata, soprattutto per quanto riguarda la conservazione dei documenti che oggi è esclusivamente informatica. In tal modo è possibile eliminare o ridurre notevolmente lo spreco di carta derivante dalle stampe. Ciò significa che non vi è più pericolo di perdere le fatture emesse negli anni precedenti, né il rischio che il cliente non le riceva, le perda o le manometta perché tutto si svolge in modo semi-automatico.

Il grande passo in avanti introdotto dai programmi per fatturazione elettronica è la possibilità di consultare tutte le fatture emesse, effettuare ricerche in base alla ragione sociale del cliente o del fornitore. In tal modo è possibile trovare i dati senza dover andare a cercare tra tutte le cartelle cartacee presenti in archivio, come succedeva in passato.

Grazie al sistema automatico di elaborazione, infine, si riducono quasi totalmente gli errori di compilazione: i software guidano l’utente all’inserimento dei dati segnalando eventuali omissioni, errori o difformità rispetto ai requisiti richiesti dalla legge. E solo al termine delle operazioni di elaborazione, si procede all’invio del documento al Sistema di Interscambio.

Efficienza e rapidità di un programma per fatturazione elettronica

L’esperienza di questi anni ha insegnato l’efficienza del sistema anche da un punto di vista organizzativo, poiché è più semplice trasmettere le fatture al commercialista o, ad esempio, calcolare l’IVA in accredito da poter compensare. Piccole operazioni che facilitano il lavoro d’ufficio semplificando anche il rapporto con i consulenti.

I diversi sistemi per la fatturazione elettronica sono strutturati in modo da comunicare tra loro consentendo un rapido scambio di dati. Nell’ipotesi in cui un software non contenesse tale opzione, è sufficiente esportare tutti i file XML dei documenti fiscali dal gestionale per l’invio al commercialista tramite PEC oppure esportarli in PDF e conservarli nel proprio archivio digitale.

In alcuni casi, i software possono comunicare anche con i più innovativi home banking system per tenere in ordine la contabilità inviando i documenti e provvedendo ad effettuare i pagamenti. Nella maggior parte dei casi calcolano l’IVA a seconda delle impostazioni inserite con la possibilità di aggiungere note al destinatario come, ad esempio, l’invito ad inviare la contabile del bonifico effettuato.