Gestione spese: l'importanza di automatizzare i rimborsi dei dipendenti - Magazine

Gestione spese: l'importanza di automatizzare i rimborsi dei dipendenti

Attualità Magazine Martedì 20 dicembre 2022

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Magazine - La gestione delle spese è sicuramente un aspetto molto importante per le aziende, a prescindere dalla loro grandezza e dal numero di dipendenti o collaboratori esterni. Non è un caso infatti che l'ottimizzazione della gestione delle spese sia uno degli aspetti fondamentali della trasformazione digitale, oggi di grande importanza per tutte le imprese che desiderano risultare al passo con i tempi che corrono e incidere positivamente sulla propria produttività.

Nello specifico l'aspetto che influisce maggiormente sulla ottimizzazione delle spese aziendali è quello che riguarda l'automatizzazione dei rimborsi dei dipendenti. In passato questo passaggio comportava spesso la perdita di molto tempo, in quanto tutte le fatture dovevano essere consegnate in un ufficio specifico e archiviate prima di essere rimborsate. Oggi invece i migliori servizi di automatizzazione dei rimborsi permettono di velocizzare questa pratica e offrono alle aziende moltissimi vantaggi.

Perché automatizzare i rimborsi dei dipendenti è fondamentale

La gestione dei rimborsi incide molto sul reparto amministrativo, ovvero sulla mole di lavoro degli uffici destinati alla fatturazione, sull'ottimizzazione delle spese aziendali e sulla soddisfazione dei dipendenti. E' infatti dimostrato che i processi di rimborso non automatizzato portano inevitabilmente degli errori nel corso del tempo, richiedono più tempo per essere elaborati e generano spesso anche malcontento nei collaboratori che si ritrovano a dover aspettare talvolta molto tempo prima di ricevere indietro le spese anticipate.

Alla base di una adeguata gestione delle spese vi è infatti la semplificazione che può essere ottenuta realmente soltanto utilizzando un software che automatizzi i rimborsi dei dipendenti. Nello specifico questi permettono poi anche di accrescere il controllo sulle risorse aziendali, evitando così degli sprechi e salvaguardando la soddisfazione di dipendenti e collaboratori esterni. Tutto ciò si traduce poi spesso in una maggiore produttività aziendale e quindi nella crescita di un business.

Una soluzione di altissimo livello

Negli ultimi anni nel settore dell'automatizzazione dei rimborsi aziendali si è contraddistinta una società in grado di mettere a punto una piattaforma flessibile e di altissimo livello, Soldo. Il metodo presentato da Soldo, e adottato già da tantissime società attive in tutto il mondo, permette di rendere la gestione delle spese aziendali realmente più semplice, facile da controllare ed efficiente. Questo sistema è infatti ideale per ottimizzare vari fattori, come ad esempio:

  • Consegna dei rimborsi.
  • Visualizzazione dell'andamento spese.
  • Conservazione delle ricevute.
  • Gestione dei buoni carburante.
  • Elargizione di budget di spesa predeterminati.
  • Gestione delle carte aziendali.

Con Soldo i collaboratori e i dipendenti che sostengono delle spese possono caricare direttamente gli scontrini sulla piattaforma con una semplice foto e ricevere il rimborso non appena la procedura viene approvata da un addetto. Inoltre Soldo permette di salvare la documentazione nel cloud, evitando così tutte le spese necessarie per la stampa dei documenti.

Soldo consente inoltre anche di integrare il servizio della piattaforma con delle carte di credito Mastercard, fisiche o virtuali, che permettono di creare budget personalizzati per le spese di ogni singolo dipendente o collaboratore. Inoltre la piattaforma consente di monitorare sempre tutti i fondi spesi in tempo reale, grazie ad una dashboard intuitiva e molto apprezzata da chi utilizza già questo sistema di ultima generazione.

Incrementare la produttività

E' quindi evidente che gestire bene le risorse aziendali ed evitare lo spreco di tempo permette di dare un reale valore aggiunto ad una società e di incrementare quindi la sua produttività. Uno studio messo a punto da Coleman Parkes Research ha stimato infatti che ogni anno le aziende europee disperdono circa 347 miliardi a causa della mancanza di controlli sui fondi aziendali utilizzati per i rimborsi spese. La stessa ricerca avrebbe inoltre quantificato questo indicatore in 295.658 euro di perdita complessiva annua per le aziende italiane.

Molto spesso un utilizzo inadeguato del sistema dei rimborsi spese porta anche ad un mancato rimborso dell'IVA alla quale invece una società avrebbe diritto (quota stimata in una media dell'8%). Questi dati mettono quindi bene in evidenza quanto sia indispensabile evitare i ritardi e gli errori nella gestione dei rimborsi spesa. Una gestione rapida, ottimizzata e implementata sotto ogni aspetto permette infatti di concentrare in modo adeguato tutte le risorse, sia economiche che di forza lavoro, di un'azienda e di influire così positivamente sulla produttività.

Il processo di rimborso delle spese dovrebbe invece essere sempre standardizzato e semplificato, come previsto dalle più recenti linee guida aziendali. E' poi altrettanto importante eliminare la produzione di carte che comportano enormi perdite di tempo e spreco di fondi aziendali. Tutto questo può generalmente essere ottenuto soltanto utilizzando un buon software per la gestione delle spese aziendali.

La nostra azienda nel corso del 2022 a fronte della domanda di agevolazione presentata in data 05/08/2020 a valere sull’Azione 3.1.1 "Covid19" del POR FESR 2014-2020 ha ricevuto il sostegno finanziario dell’Unione Europea per la realizzazione di un programma di investimenti in macchinari, impianti e beni intangibili e accompagnamento dei processi di riorganizzazione e ristrutturazione aziendale "Covid19 – Adeguamento processi produttivi delle PMI"