Eventi aziendali: guida alla scelta della location - Magazine

Eventi aziendali: guida alla scelta della location

Attualità Magazine Giovedì 10 novembre 2022

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Magazine - Quando si è in procinto di organizzare un evento aziendale, uno degli aspetti più importanti a cui si deve prestare attenzione è quello relativo alla scelta della location. Per essere certi di prendere la decisione migliore da questo punto di vista, è necessario valutare diverse proposte e individuare per ognuna di esse il punto di forza che le contraddistingue. Occorre infatti capire se l’atmosfera che caratterizza la location è coerente con ciò che si vuol comunicare e con il mood dell’evento in programma.

Dove trovare una location perfetta

Per esempio, se uno degli obiettivi è quello di suscitare fra i partecipanti uno spirito di gruppo e di coesione con un senso di intimità, l’ideale è optare per un agriturismo per meeting. Una Location per eventi aziendali a Milano di lusso, invece, è consigliata per un meeting di alto profilo in cui non può mancare lo sfarzo; magari un hotel a 5 stelle, ovviamente dotato di una o più sale meeting. Una soluzione alternativa può essere individuata in una villa storica, una residenza antica che soddisfa alla perfezione le esigenze di chi ha in mente di dar vita a un evento che sia sì di lusso ma al tempo stesso collegato con la cultura e con la tradizione.

La chiave di lettura dell’evento

In sostanza, bisogna prima trovare e definire la chiave di lettura dell’evento e poi ricercare una location che si adatti di conseguenza. Nel caso in cui si propenda per un evento a numero chiuso, si parte – in un certo senso – in vantaggio, in quanto si conosce già il numero massimo di persone che potranno partecipare. Questo consente di prenotare in tempi rapidi la location più adeguata. Ma c’è anche un altro motivo per il quale vale la pena di propendere per la strategia del numero chiuso. Essa, infatti, costituisce un incentivo per tutti coloro che potrebbero essere interessati all’evento e però non hanno ancora preso una decisione definitiva sulla partecipazione. È chiaro, infatti, che nel momento in cui si prevede un limite di iscrizioni, chi non vuol correre il rischio di perdere l’occasione di intervenire è incentivato a registrarsi il prima possibile.

Il numero massimo di partecipanti

Se si prevede un numero massimo di partecipanti si ha la possibilità di stimare i costi in maniera ottimale, definendo anche i guadagni potenziali che possono scaturire dall’organizzazione dell’appuntamento in questione. Ma attenzione, perché c’è anche un rovescio della medaglia da considerare: infatti, può essere che in aula qualche posto rimanga vuoto, e questa non è certo una bella figura per gli organizzatori. Ovviamente si può rimediare eliminando le sedie e i tavoli in più, così che la sala possa essere disposta in maniera da accogliere solo il numero di invitati che si sono effettivamente iscritti.

La raccolta delle adesioni

Nel corso della fase organizzativa, dunque, un momento molto importante è quello della raccolta delle adesioni, prima della quale si può procedere con la prenotazione della sala. D’altra parte, raccogliere le adesioni non è una procedura così veloce, e a volte può risultare fin troppo elaborata, per colpa della… pigrizia dei partecipanti, i quali in genere tendono a dare conferma solo poco prima della data prevista per l’evento. La strategia deve dunque essere programmata con attenzione, e magari integrata con un sito web che può essere sfruttato per acquisire i contatti delle persone interessate.

Quanto deve essere grande la sala

Le dimensioni degli spazi a disposizione sono molto importanti per una scelta oculata. Se è ovvio che una sala troppo piccola rappresenta un errore perché farebbe sentire i presenti a disagio e poco comodi, non bisogna neppure commettere lo sbaglio di affittare una location eccessivamente grande, perché se poi rimanessero molti spazi vuoti si darebbe la sensazione di un evento di scarso successo. Vale comunque la pena di prendere in considerazione anche le location non in città ma fuori porta, lontane da autostrade e strade trafficate, se l’idea è quella di generare un senso di intimità e di relax fra i presenti. Una dimora di campagna o un agriturismo sono soluzioni perfette in tal senso, fermo restando che bisogna attivarsi per consentire agli invitati di raggiungere la location, magari con una navetta.