Allestimento perfetto per l’ufficio: tutte le macchine ed i dispositivi da avere - Magazine

Allestimento perfetto per l’ufficio: tutte le macchine ed i dispositivi da avere

Attualità Magazine Mercoledì 5 agosto 2020

allestimento ufficio
© Pixabay

Magazine - Quando si arreda l’ufficio è ovviamente necessario non limitarsi solo a pensare agli arredi, alle scaffalature, a scrivanie e poltrone, ma anche a tutti quei macchinari e apparecchi che possono essere utili e necessari per lo svolgimento del lavoro e la gestione dell’ufficio stesso. Il principale apparecchio che può venire in mente è ovviamente il computer, ma in realtà quello è solo la punta dell’iceberg. Gli strumenti necessari al lavoro sono anche tanti altri, vediamo i principali.

In ogni caso è importante ricordare che la qualità non deve mai essere messa in secondo piano: strumenti e macchine di qualità fanno la differenza e distinguono un’azienda seria da una pressapochista ed imprecisa.

Apparecchi tecnologici: stampanti, fax, fotocopiatrici

Subito accanto al computer, fra le macchine da avere in ufficio ci sono di certo le stampanti, i fax e le fotocopiatrici. Le tipologie di stampanti in commercio sono diverse, ma non sono tutte uguali. Per scegliere il prodotto giusto è necessario valutare quanto si stampa e quali tipologie di file e documentazione si imprimono principalmente (immagini, testi, colori, bianco e nero). Normalmente in ufficio si stampano testi e documenti in bianco e nero, quindi è opportuno pensare a prodotti che permettano una stampa più rapida, come le stampanti a laser. Queste macchine, permettono di avere fogli già impressi ed asciutti, senza rischi di sbavature.

Moltissime stampanti consentono anche la scannerizzazione, che, anche se non si fa spesso, in alcuni momenti è assolutamente necessaria. Se si effettuano molte scannerizzazioni bisognerà pensare ad uno scanner a parte. In un ufficio di solito risulta essere utile anche la fotocopiatrice, ma solo se si devono copiare grandi quantità di fogli. Un ufficio che si rispetti ha un telefono fisso e completo anche di fax integrato: in questo modo si potranno ricevere ed inviare documenti a clienti e collaboratori.

Questione di organizzazione

Un ufficio che gestisce un’elevata quantità di documenti e scartoffie deve organizzarsi per una corretta, precisa e ordinata archiviazione. Non solo per lavorare meglio e velocizzare le operazioni interne, ma anche per una questione di serietà di fronte agli altri e ai propri dipendenti. Un’archiviazione ben fatta e un’organizzazione di quanto presente in ufficio è più facile di quanto si creda, specie se si hanno i giusti strumenti a disposizione. È il caso per esempio delle rilegatrici, per fascicolare documenti costituiti da più fogli. In base alle esigenze, alle abitudini ai gusti si potranno scegliere quelle termiche, a dorsi, a pettine.

In base al tipo di prodotto scelto bisognerà ovviamente avere una buona scorta di dorsi per rilegatrici (plastici o metallici), pettini, dorsini, completando il tutto con cartelline termiche e copertine per creare fascicoletti completi e ben strutturati. Utili per l’archiviazione sono anche le etichettatrici e le plastificatrici, per la conservazione di documenti importanti.

Altri apparecchi utili in alcuni uffici

Se l’ufficio in questione tratta documentazione contenente dati personali di clienti sarebbe molto importante che avesse anche una macchina distruggidocumenti. In questo modo si avrà consapevolezza di aver fatto tutto il possibile per proteggere i dati e non si incorre, in caso di divulgazione, nel rischio di querela.

Chi ha a che fare con conti, pagamenti, fatture, valutazioni fiscali etc. è anche opportuno che possieda una buona calcolatrice in modo da poter garantire precisione e trasparenza.