PEC facile per tutte le aziende con un software di progettazione interamente italiana

Magazine, 13/12/2019.

La Posta Elettronica Certificata è uno strumento che molti hanno subito, più che utilizzare; le molte difficoltà d’uso vengono però oggi risolte da PECOrganizer, un applicativo dedicato sviluppato da un’azienda Italiana.

Fin dal 2013, anno della sua introduzione come unico strumento accettato per la comunicazione fra Pubblica Amministrazione e Imprese, la PEC– o Posta  Elettronica Certificata – ha rappresentato, per un gran numero di professionisti e imprenditori, più un problema che uno strumento. Numerose sono state infatti le difficoltà nell’adozione di questo protocollo tutto Italiano, che in molti casi è stato causa di complicazioni e perfino di danni.

L’idea alla base della PEC è, di per sé, molto valida: un metodo di comunicazione elettronica che certifica in maniera assolutamente inequivocabile non soltanto l’effettivo recapito del messaggio (come del resto facevano già le Raccomandate Postali) ma il suo reale contenuto. Il momento della certificazione, tuttavia, è collegato alla semplice ricezione del messaggio sul server di posta, e non alla sua apertura; e questo, combinato con il fatto che molte Aziende hanno svariate caselle di Posta Certificata della cui esistenza si dimenticano, per mero inutilizzo, ha generato una situazione nella quale messaggi importanti – e il cui recapito era certificato –non sono stati letti per tempo, generando problemi e complicazioni anche a livello amministrativo.

È in questo panorama che è entrata nel 2014 Euroged, un’azienda italiana specializzata nella gestione elettronica dei documenti, in attività fin dal 2001. Euroged ha sviluppato infatti PECOrganizer, quella che è tuttora l’unica suite di programmi specializzata per l’archiviazione, la condivisione, e il tracciamento della gestione interna delle PEC. Obiettivo primario del software, eliminare le difficoltà nell’uso delle PEC e renderle invece uno strumento utile e potente.

PECOrganizer  svolge, in tal senso, una funzione semplicissima ma fondamentale. Si colloca infatti come strato software intelligente fra il server che riceve la posta certificata e l’utente che, alla sua scrivania, deve leggere il messaggio stesso. Operando così come aggregatore dei vari account di PEC, riesce a garantire sicurezza, semplicità, e monitoraggio di tutti i messaggi. Come?

Per prima cosa, PECOrganizer  permette di gestire, con la propria sola password, l’accesso  a tutte le caselle di Posta Certificata intestate all’Azienda: in questo modo, nessun messaggio rimane inevaso, e si evita qualsiasi tipo di inadempienza. Oltre a questo, il software ha la funzione di ricevere i messaggi nel proprio database interno, evitando la saturazione della casella e quindi la mancata ricezione di nuova Posta, e quel che è più importante permette al gestore a livello manageriale di verificare chi, fra i diversi responsabili deputati alla ricezione di questi messaggi, se ne sia effettivamente fatto carico.  In questo modo, tutte le figure che si trovano ad avere a che fare con la Posta Certificata sono tutelate e dispongono di strumenti su misura per le proprie esigenze. L’operativo, che dalla propria postazione invia e riceve PEC, può farlo usando la propria abituale applicazione di posta,  e ha sempre modo di sapere se qualcun altro si sta già occupando di un qualsiasi specifico messaggio di Posta Certificata o se deve farsene carico personalmente; L’IT Manager, la cui priorità è la sicurezza informatica, dispone di un unico pannello da cui gestire e revocare i privilegi di accesso, e può efficacemente proteggere i dati aziendali; e il responsabile a livello legale può controllare semplicemente e in qualsiasi momento se tutte le PEC stiano venendo gestite tempestivamente.

Euroged segue già con questa applicazione un parco di 350 clienti, aziende di ogni dimensione che si trovavano in difficoltà nella gestione delle PEC in arrivo. Fra i punti di cui l’azienda è maggiormente orgogliosa, sicuramente spicca il fatto che molti dei clienti, dopo avere installato PECOrganizer, hanno iniziato addirittura ad usare preferenzialmente la Posta Certificata rispetto alle normali email, disponendo finalmente di uno strumento che ne eliminava i problemi e permetteva di sfruttarne i vantaggi considerevoli.