Gestione documentale: quattro domande per pianificare un sistema ideale - Magazine

Gestione documentale: quattro domande per pianificare un sistema ideale

Attualità Magazine Venerdì 30 novembre 2018

Magazine - L’aumento dell’efficienza aziendale passa senza dubbio attraverso la riduzione dei costi di gestione e fra le tecnologie che maggiormente, in questi ultimi anni, stanno aiutando aziende di ogni dimensione a ottimizzare i propri processi interni ha sicuramente un ruolo fondamentale l’implementazione dei sistemi di gestione documentale. Se, nonostante nuove leggi e regolamentazioni, l’ufficio senza carta di cui da tanto tempo si parla è ancora una realtà lontana, è però vero che la riduzione del caos e delle perdite di tempo legate al flusso dei documenti nell’azienda è possibile, vantaggiosa, e meno complessa di quanto molti potrebbero temere. Per farci spiegare quali siano i punti fondamentali su cui ragionare per stilare un progetto di gestione documentale ci siamo rivolti ai tecnici di Datasis, un’azienda interamente italiana specializzata nel settore, che hanno identificato per noi quattro domande su cui costruire un sistema per la gestione digitale dei documenti.

Quale reparto, processo, o progetto consuma più carta in azienda?
Questo semplice interrogativo può essere la domanda più importante nel campo della gestione documentale. Esistono, in qualsiasi realtà aziendale, dei colli di bottiglia che rallentano i processi di lavoro, e molto spesso sono legati proprio al flusso dei documenti: gli esempi più frequenti sono il Magazzino e l’Amministrazione, che si trovano quotidianamente a fronteggiare burocrazia e documenti. È proprio in questi ambiti critici che conviene effettuare la prima implementazione della gestione documentale: in quete aree l’utilità derivante dal nuovo sistema sarà immediata, e la quantità di lavoro tale da permettere una calibrazione delle esigenze del sistema che renderà ancora più semplice estenderlo a nuovi uffici col passare del tempo.

A chi occorre avere accesso ai documenti, e in quali situazioni?
Ottimizzare la gestione documentale non significa in alcun modo rinunciare ai normali principi di riservatezza e sicurezza: al contrario, un buon sistema permette di garantire questi due valori ancora di più. Esattamente come non si lasciano in vista i documenti riservati, dalle fatture alle lettere dei clienti, così si può regolare l’accesso a qualsiasi documento in base alle necessità reali dell’azienda, trovando un equilibrio fra le esigenze di riservatezza e la necessità di una fluida gestione quotidiana dell’azienda. E di questo processo sono tutti partecipi: perfino i clienti potranno avere accesso ai documenti che li riguardano, senza che questo permetta loro di vedere documenti che hanno a che fare con pratiche differenti.

Quali sono le effettive modalità di lavoro in azienda?
La gestione documentale non può prescindere mai dall’effettiva posizione di chi lavora. Disposizione degli uffici, delle scrivanie, e perfino dei reparti sono tutti elementi fondamentali per scegliere e installare i dispositivi necessari: la trasformazione dei documenti cartacei a digitale deve avvenire il più possibile in maniera integrata al lavoro abituale, senza causare allungamenti dei processi che deve ottimizzare. La presenza di dipendenti in telelavoro, ad esempio, è un fattore da considerare assolutamente.

Come semplificare l’adozione del sistema da parte dei dipendenti?
Una chiave essenziale del successo di un sistema di gestione documenti è l’adozione piena e convinta delle nuove modalità di lavoro da parte dei dipendenti: protocolli condivisi, ed effettivamente comodi, sono fondamentali per far utilizzare appieno il nuovo sistema. Ottenere questo risultato richiede attente conversazioni con i responsabili dei vari reparti, che hanno il polso dell’effettiva conduzione del lavoro quotidiano e possono indicare in che momenti e con che modalità inserire la scansione dei documenti per renderla meno intrusiva possibile e approfittare dei vantaggi che permette.

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