Magazine, 30/11/2018.
L’aumento dell’efficienza aziendale passa senza dubbio attraverso la riduzione dei costi di gestione e fra le tecnologie che maggiormente, in questi ultimi anni, stanno aiutando aziende di ogni dimensione a ottimizzare i propri processi interni ha sicuramente un ruolo fondamentale l’implementazione dei sistemi di gestione documentale. Se, nonostante nuove leggi e regolamentazioni, l’ufficio senza carta di cui da tanto tempo si parla è ancora una realtà lontana, è però vero che la riduzione del caos e delle perdite di tempo legate al flusso dei documenti nell’azienda è possibile, vantaggiosa, e meno complessa di quanto molti potrebbero temere. Per farci spiegare quali siano i punti fondamentali su cui ragionare per stilare un progetto di gestione documentale ci siamo rivolti ai tecnici di Datasis, un’azienda interamente italiana specializzata nel settore, che hanno identificato per noi quattro domande su cui costruire un sistema per la gestione digitale dei documenti.
Quale reparto, processo, o progetto consuma più carta in
azienda?
Questo semplice interrogativo può essere la
domanda più importante nel campo della gestione documentale.
Esistono, in qualsiasi realtà aziendale, dei colli di
bottiglia che rallentano i processi di lavoro, e molto spesso
sono legati proprio al flusso dei documenti: gli esempi più
frequenti sono il Magazzino e l’Amministrazione,
che si trovano quotidianamente a fronteggiare burocrazia e
documenti. È proprio in questi ambiti critici che conviene
effettuare la prima implementazione della gestione documentale: in
quete aree l’utilità derivante dal nuovo sistema sarà immediata, e
la quantità di lavoro tale da permettere una calibrazione delle
esigenze del sistema che renderà ancora più semplice estenderlo a
nuovi uffici col passare del tempo.
A chi occorre avere accesso ai documenti, e in quali
situazioni?
Ottimizzare la gestione documentale non
significa in alcun modo rinunciare ai normali principi di
riservatezza e sicurezza: al contrario, un buon sistema permette di
garantire questi due valori ancora di più. Esattamente come non si
lasciano in vista i documenti riservati, dalle fatture alle lettere
dei clienti, così si può regolare l’accesso a qualsiasi documento
in base alle necessità reali dell’azienda, trovando un equilibrio
fra le esigenze di riservatezza e la necessità di una fluida
gestione quotidiana dell’azienda. E di questo
processo sono tutti partecipi: perfino i clienti potranno avere
accesso ai documenti che li riguardano, senza che questo permetta
loro di vedere documenti che hanno a che fare con pratiche
differenti.
Quali sono le effettive modalità di lavoro in
azienda?
La gestione documentale non può prescindere
mai dall’effettiva posizione di chi lavora. Disposizione degli
uffici, delle scrivanie, e perfino dei reparti sono tutti elementi
fondamentali per scegliere e installare i dispositivi necessari: la
trasformazione dei documenti cartacei a digitale deve avvenire il
più possibile in maniera integrata al lavoro abituale, senza
causare allungamenti dei processi che deve ottimizzare. La presenza
di dipendenti in telelavoro, ad esempio, è un fattore da
considerare assolutamente.
Come semplificare l’adozione del sistema da parte dei
dipendenti?
Una chiave essenziale del successo di un
sistema di gestione documenti è l’adozione piena e convinta delle
nuove modalità di lavoro da parte dei dipendenti: protocolli
condivisi, ed effettivamente comodi, sono fondamentali per far
utilizzare appieno il nuovo sistema. Ottenere questo risultato
richiede attente conversazioni con i responsabili dei vari reparti,
che hanno il polso dell’effettiva conduzione del lavoro
quotidiano e possono indicare in che momenti e con che modalità
inserire la scansione dei documenti per renderla meno intrusiva
possibile e approfittare dei vantaggi che permette.